2000年 電気学会全国大会 開催報告 概要
＊ 決算バランスシート
2000年全国大会 開催状況データ
開催日数： 4日間（初日＝午後から、最終日＝午後3時半まで）
講演数：
一般講演 １７２７件 （２５会場 ２０７セッション）
（ １Ｐ＝９６７ ２Ｐ＝７６０ ）
（ インターネット登録＝１７１７ FAX＝５）
シンポジウム講演 ２６０件 （ ９会場 ３７セッション）
特別講演 ４件
参加者： 総計＝ ３９８７名
事前登録＝ ２２６３
一般講演 １７２７
シンポジウム １４８
一般参加 ３８８
当日登録＝ １７２４
正員 １０４１
学生 ２５６
非会員 ４２７
受付状況：
３／２１＝ １０３２
３／２２＝ １０２２
３／２３＝ １３３９
３／２４＝ ５８３
特別講演 聴講者： 約５００名
懇親会参加者： １８４名（事前 ４８ 当日１２８ 招待８）
企業展示： 12社 １３小間学
会本部出張窓口： 図書販売 ３６１冊 1,003,300円
当日新入会員 ２４名 （正員８ 学生１６）
講演論文集＝ ４１５７部
講演者＝ ８６０
事前 ＝１８６８
当日 ＝１２５４
寄贈 ＝ １６１
ＣＤ−ＲＯＭ＝１３３６枚
講演者＝ ４６９
事前 ＝ ３３８
当日 ＝ １８０
寄贈 ＝ ３４９
宿泊（インターネット申込） ９９泊
2000年 電気学会全国大会の主な変更結果
講演申込
＊ 講演申込を、インターネット登録方式にした。
＊ 講演論文集原稿は、所定の用紙を廃止し、Ａ４判白紙に所定書式でのプリントアウトとした。
＊ 講演の分野分けの項目を変更した。
- ＣＤ−ＲＯＭの制作全論文掲載で多種の索引機能（分野・キーワード・全著者・所属）のＣＤ-ＲＯＭを制作した。
- 論文集の改善
＊ 講演番号により掲載分冊と掲載箇所がわかるようにした。
＊ 講演論文集の分冊に、総合目次を付けた。
＊ 講演論文集の分冊の内容表記を改めた。
＊ 講演論文集に、著作権の表示を記載した。
＊ 講演論文集の全冊セットは、合本ではなくケース入りにした。 - 参加費および申込、会員割引＊ 講演論文集やＣＤ-ＲＯＭの販売価格に、会員割引を設定した。論文集：講演者(¥2000) 会員予約(¥3000) 会員当日(¥4000)定価(¥4200〜¥5800)
ＣＤ-ＲＯＭ：講演者(¥3000) 会員予約(¥4000)会員当日(¥5000) 定価(¥8000)＊ 大会参加費(正会員¥1500)は、学会役員・座長を含め参加者全員（学生を除く)に負担して頂いた。＊郵便振替を利用した割引セットメニューによる事前参加登録を導入した。 - 講演時間および会期・会場＊一般講演で、１件の講演時間を１２分に延長した。（従来は１０分）＊会期の日数は、初日が午後開始・最終日が３時終了の４日間で、各分野は原則３日間とした。＊ 会場の係員は、1室1名とした。
- 懇親会
＊ 懇親会は、参加費を低廉(¥2500)に設定し、挨拶を始めの10分とし、中締の後に流れ解散とした。
- 会員と学会との接点＊ 学会発行図書(単行本・技術報告など)の特別割引<(10〜40%引)販売を行なった。＊ 「入会手続き」「会員の変更届」の窓口を設けた。
- 事前送付＊プログラム確定版の体裁を変更し、全会員へ会誌の付録として送付を行なった。
＊ 座長には、CD-ROMを事前送付した。＊ その他の事前送付物は、引換証(登録確認書)のみとし、参加者全員が受付を通る方式とした。 - 参加者への利便＊ 大会ガイドの小冊子を制作した。＊ホテルの空室状況をホームページで表示し、予約をインターネットで受付け、24時間以内の回答とした。
＊航空とホテルの得用パックをホームページで紹介し、インターネットでカタログ価格の３％割引販売をした。
＊ 会場内にモバイル機器を応用した情報システムを構築し、デモ展示を行なった。 - ．業務の一部外部委託＊ 講演登録、講演申込金収納、原稿受取・整理、CD-ROM・論文集・プログラムの編集制作、講演通知発信、その他発送作業 などを、外部委託した。
変更の趣旨
（参考資料）開催計画書からの抜粋
東京工業大学における開催・運営方針１
本質重視の運営
懇親会を、本来の趣旨に基づいた内容とし、大会運営費から懇親会への経費繰入れを大幅に削減する事で、収入源としてきた講演論文集の頒布価格を引き下げ、研究情報交換の場としての本質を重視した運営をする。
＊ 懇親会においては、学会情報の提供ならびに会員相互の情報交換と懇親を図ることを第一とする。
懇親会は、受益者負担で進める事を原則とし、前記目的を満足できる最小限の設備および予算で実施する。
参加費は、招待者を無料とする他は、実費相当として学生割引等は行なわない。参加者の動員は行なわない。２
ネットワークを活用した情報発信
大会関係の情報を会場内外に発信し、会場の参加者はもちろん、参加できない会員にも情報を提供する。企業のデモンストレーションを兼ねる事により、大会経費からの負担はない
講演申込等処理作業および手順の変更
- １．講演申し込みの電子化
・講演申し込みをWeb上で行う。（約2,000件）
（利点）
・プログラム作成のためのデータが講演申し込みと同時に得られ、従来、学会側で行っていた入力作業が不要となる。
・プログラム原稿作成に要する時間が大幅に短縮でき、プログラムを会誌３月号に添付できWeb上では１月中に公開できる。
２．講演申込および論文受付などの業務の外部委託
・講演受付、講演申込金収受、原稿受領は、Web登録とリンクしているため、Web登録業務と一括して外部委託する。
（利点）
・登録と一元化されるため、作業工数の軽減が図れる。
・経費は、学術情報センターへのデータベース提供収入で賄える。
３．プログラムの事前送付の廃止・項目１の利点により、プログラムに関する情報は会員に事前に周知できるので、講演者へのプログラムの事前送付を廃止する。
（利点）
・送料および発送作業経費が削減できる。
４．別刷りの作成・送付の廃止
・従来から不要論の多かった別刷りの作成および送付を廃止する。
（利点）
・作成経費、送料、発送作業経費が削減できる。
５．講演論文集のＣＤ
−ＲＯＭ版の同時作成・講演論文集の印刷用版下作成作業とともにスキャニングすることにより、講演論文集全体を１枚のＣＤ−ＲＯＭにし、印刷版と併売する。
・印刷用原稿からスキャナで取り込んで作成するため著者の負担増はない。
・２０００枚作成時の原価は、１枚約２５００円
６．講演論文集事後送付への変更
・講演論文集の事前送付を廃止し、原則として当日会場で受け取るようにする。
講演論文集購入希望者で大会に参加できない人については、送料を徴収し事後に送付する。
（利点）
・送付事務にかかわる手続きや作業が削減される。
・編修等の作業に時間的余裕が生じる。
７．会場係員人数の見直し
・会場係を時計係１名のみにし、業務量に見合った配置にする。
（利点）
・会場係人件費を半減できる。（約９６人日）参加費などの分担に関する変更の提案事項
１．大会参加費を参加者全員から徴収する
・座長、シンポジウム講演者からも参加登録費を徴収する。なお、講演者の参加登録費は講演申込金に含まれる。
２．講演論文集の無料配布の廃止
・従来行っていた座長（約280名）、シンポジウム講演者（約220名）への講演論文集の無料配布を廃止する。
（利点）
・無料配布を減らすことにより、論文集の価格を低減でき、一般会員に買い易くする。座長へは、講演者、題目、アブストラクトを電子メールで予め送付する。
平成12年 電気学会全国大会 アンケート 集計概要
回収数 ４６５枚 電気学会の □正員、 □準員・学生員、 □非会員 62.40% 24.90% 12.70% １．懇親会は、参加費を低廉(¥2500)に設定し、挨拶を始めの10分とし、中締の後に流れ解散としています。 □方針を支持する □どちらともいえない □従来が良い □その他[ ] 60.60% 24.70% 1.70% 12.90% ２．全論文掲載で多種の索引機能（分野・キーワード・全著者・所属）のＣＤ-ＲＯＭを販売しています。 □今後もあると良い □どちらともいえない □必要ない □その他[ ] 84.00% 8.40% 2.80% 4.70% ３．講演論文集やＣＤ-ＲＯＭの販売価格に、会員割引を設定しています。 論文集：講演者(¥2000) 会員予約(¥3000) 会員当日(¥4000) 定価(¥4200〜¥5800) ＣＤ-ＲＯＭ：講演者(¥3000) 会員予約(¥4000) 会員当日(¥5000) 定価(¥8000) □今後もあると良い □どちらともいえない □必要ない □その他[ ] 87.70% 6.20% 1.10% 4.90% ４．大会参加費(正会員¥1500)は、学会役員・座長を含め参加者全員（学生を除く)に負担して頂きました。 □会員割引の実現のため支持する □どちらともいえない □従来が良い □その他[ ] 81.30% 11.60% 2.80% 4.30% ５．学会発行図書(単行本・技術報告など)の特別割引(10〜40%引)販売を行なっています。(百年記念館３階) □今後もあると良い □どちらともいえない □必要ない □その他[ ] 81.00% 12.00% 3.00% 3.90% ６．「入会手続き」「会員の変更届」の窓口を設けています。（受付横) □今後もあると良い □どちらともいえない □必要ない □その他[ ] 75.50% 14.40% 4.90% 5.20% ７．一般講演で、１件の講演時間を１２分に延長しています。（従来は１０分） □今後も12分が良い □どちらともいえない □従来が良い □その他[ ] 63.90% 18.90% 9.70% 7.50% ８．会期の日数は、初日が午後開始・最終日が３時終了の４日間で、各分野は原則３日間となっています。 □講演時間の確保のため支持する □支障はない □従来が良い □その他[ ] 49.20% 36.80% 7.30% 6.70% ９．プログラムの体裁を変更し、会員への送付は会誌の付録として行ないました。 □今後も同様が良い □どちらともいえない □従来が良い □その他[ ] 5.00% 14.00% 6.50% 4.50% 10．その他の事前送付物は、引換証(登録確認書)のみとし、参加者全員が受付を通る方式としました。 □今後も同様が良い □どちらともいえない □従来が良い □その他[ ] 68.60% 17.00% 7.30% 7.10% 電気学会全国大会 申し送り事項 (2000.6.23)
実行委員長 深尾 正
●現在の「全国大会委員会」を改組して常置の委員会にすることをご検討頂きたい。
全国大会は総会とならぶ電気学会の最大の行事である。会員が3000人も参加するのであるから、実質的には学会として最も重要な行事である。そこで、この機会を最大限に活用して事業を活性化すべきである。すなわち、この期間に、会員拡大・会員資格変更手続き、出版物販売、研究会資料予約受け付け、その他学会活動全般のＰＲなどを行うべきである。
（今年の実績：全国大会関連での会員入会（主として学生員）が約400名、大会期間の入会が約25名、書籍の売上 100万円以上）従来の1年限りの全国大会委員会は、電気学会の全体の組織を動かしてこれらを実施できる機能は持っていない。本年の大会で書籍の割引販売を行ったが、本来なら「出版事業委員会」が企画、実施すべきものである。
◆全国大会委員会で審議すべき事項
・全国大会のあり方の基本方針検討
シンポジウム、一般講演の実施方法あるいは更に別の方式の提案
参加費、予稿集の価格の決定法
懇親会、見学会その他行事の実施方針
外国からの賓客の対応・大会期間中に実施すべき事業活動
会員入会手続き、出版販売、研究会資料予約、行事案内
・WEB登録システムのメンテナンスと利用促進
部門大会等への利用促進と利用に当たってのサポート
・研究分野の見なおし
以下に本年の大会を実施するに当たって気づいた点を順不同で述べる。
来年の大会実施に当たってご検討頂きたい。
検討に時間を要する事項は上記の新しい全国大会委員会でご検討頂きたい。・シンポジウムのあり方
費用対効果を考慮すべきである———バランスシートを参照のこと
会場の割付から経費まで一般講演を圧迫している
しかも、参加者が極めて少ないシンポジウムがある
原稿の提出が遅いテーマがあった
オーガナイズドセッションなど別の形のセッションを作るシンポジウムの性格を明確にし、数を制限する。
企画者には原稿の取り纏めから参加者の勧誘まで責任を持たせる。・学会事務職員の大会期間の人件費の算定法
・グループ委員会の運営方法全部のセッション割付が終了するまで全員待機のこと
シンポジウムと一般講演のテーマの調整
他グループのテーマとシンポジウムテーマとの調整・ 地方で開催の大会に対する補助金の算定法について
・ 外国からの賓客に対する接待費の算定について韓国、中国からの来賓に対する接待は、親密な国際関係を築くために学会本部として重要な行事であると思う。したがって、これにかかる経費は全国大会の経費で賄うのではなく、本部予算として当初から計上しておき、そこから支出すべきものではないか。最終日に、中丸元専務理事の下に、電気学会の退会届を出した一会員が来られて、本大会に参加して、会員に留まりたくなったので退会手続きをキャンセルして欲しいとの申し出がありました。大会にご尽力賜った各位に厚くお礼申し上げます。
