B部門・運営要綱３

『電気学会B部門　電力・エネルギーフォーラム　運営要綱』（目的）第１条　本規程は，電力・エネルギーフォーラムに関し，その運営・実施手順などを明確にし，円滑な実施を推進するために制定する。（電力・エネルギーフォーラム推進委員会）第２条　（１）目的本委員会は，電力・エネルギーフォーラム実施推進を図り，関連する諸業務を協議調整すると共に，研究調査運営委員会（以下運営委員会と略称する）など関係各機関への諸手続・報告など諸業務を統括するために設置する。（２）構成本電力・エネルギーフォーラム推進委員会の委員長は，研究調査運営委員会副委員長（後任）が努める。推進委員会幹事1名は，委員長が運営委員会の構成員から適任者を任命する（通常は研究調査運営委員会幹事が推進員会幹事に就任）。委員は，各技術委員会（原則として1号委員）より選任する。幹事の任期は1年，委員の任期は３年とし，重任は妨げない。（電力・エネルギーフォーラム実施までの諸手順）第３条　（１）年次計画各技術委員会は次年度の電力・エネルギーフォーラム計画を審議決定し，次年度の活動計画に含めて運営委員会へ提出し，承認を得るものとする。（２）実施計画書の提出・承認個別の電力・エネルギーフォーラム実施計画がまとまり次第，各委員は開催案内及び電力・エネルギーフォーラム目論見書を推進委員会幹事へ提出する。推進委員会幹事は運営委員会へ報告し，承認を受ける。なお，運営委員会予定によっては，メール審議など適宜利用する。開催案内及び電力・エネルギーフォーラム目論見書には，必ずしも確定事項であることを要しないが，所定の書式に従って下記のような開催に関する計画・要件をなるべく詳細に記載するものとする。技術委員会名，会合主題，概略の内容・プログラム，開催日時，開催場所期待する参加者数などの開催規模，予定参加費，予算計画，事務取扱の委託先担当委員，その他共催先など。（３）活動開始活動の開始は運営委員会の承認を得た後に行うことを原則とするが，運営委員会の開催日程等によっては承認までに時間を要することもあるので，推進委員会幹事が実施計画を受理した段階で，各技術委員会はフォーラム開催のための諸活動を開始できるものとする。（４）広報各技術委員会は，電力・エネルギーフォーラムの開催日，会場，プログラムなど，開催内容が確定次第，具体的な内容を速やかに推進委員会幹事へ提出するものとする。これらの資料に基づき，推進委員会幹事は会告・ホームページへの掲載など周知を図る。（５）資料電力・エネルギーフォーラムのために作成する資料は，主催技術委員会で作成発行する。資料を作成する場合，あるいは既存の資料を編集して利用するような場合は，資料番号を採番する。番号は技術委員会ごとに下記の基準により，原則として発表項目ごとに採番する。この資料番号台帳は各技術委員会毎に保管する。複数の技術委員会が共同開催する場合は，それぞれの技術委員会の番号を採番し，下記により併記する。なお，技術報告など出版物を編集せずそのまま利用する場合は採番を省略して良い。資料の体裁は限定しないが，研究会資料に準じることが望ましい。資料を作成する場合，あるいは既存の資料を編集して利用するような場合は，表紙に下記のように記載する。なお，目次は研究会資料に準ずることが望ましいが，発表項目数が少ない場合は表紙に目次を記載してもよい。［資料表紙記載事項］頭記左端：　［電力・エネルギーフォーラム資料］頭記右端：　　資料番号ＢＦ－“技術委員会略号”“西暦下２桁”－“毎年の連番” （例；ＢＦ－ＰＳＥ０２－１１１）なお，複数の資料を製本する場合は，研究会資料表紙と同じく，［連番～連番］と記載し，複数の技術委員会が共同開催する場合は，それぞれの番号を併記する。名称：　　　○○・・・・○○ その下部；　要すれば，項番，個別発表名，執筆者名，その他所要の記載事項など，開催年月日：主催名：　　電気学会電力・エネルギー部門○○技術委員会（開催）第４条　主催技術委員会は，会場，所要の設備・備品，受付要員などの準備と，座長など所要の担当者を決め，学会の諸技術会合に準じて円滑な運営を図るものとする。また，会計については，付記事項を参照し税法に定める事項を含めて適正に処理するものとする。参加費は消費税の課税対象となるので，その点を考慮して金額を設定する必要がある。（実施後の業務）第５条　（１）実施報告と収支報告終了後速やかに（原則，当日または翌日までに），開催案内及び電力・エネルギーフォーラム報告書を推進委員会幹事および学会事務局に電子メールにより送信する。なお，電力・エネルギーフォーラム報告書のフォーマットは，電力・エネルギーフォーラム目論見書の「目論見書」部分を「報告書」に書き換えた上で，確定した収支結果に修正して収支報告を提出するものとする。源泉徴収が発生した場合はそれらの報告資料を含め，領収証原本などの証憑をまとめた書類を学会事務局に送付する。また，フォーラム用に配布資料を新たに作成した場合は推進委員会幹事に提出する。紙資料の場合は3部提出する。ただし，使用した資料が技術報告など一般出版物の場合は提出を要しない。（２）剰余金の扱い剰余金が出た場合には振り込み手数料を差し引いた上で事務局宛に振り込む。事務局の口座に振り込まれた剰余金は，本部会計管理上，全額を部門の収益に繰り入れることとする。ただし各技術委員会は，フォーラム開催により生じた剰余金あるいはフォーラム開催により生じる見込である剰余金の80%を上限として，次年度のフォーラム活動資金として使うことができる。使用するためには，B部門予算として予算化する必要がある。また使用後は，実施報告書を推進委員会幹事に提出する。推進委員会幹事は予算化された使用であることを確認の上，実施報告書を保存する。（３）推進委員会での業務推進委員会は，実施報告書と収支報告書を確認の上で，運営委員会へ開催報告するとともに，年度末に部門会計役員へ収支を報告する。（４）剰余資料の扱い技術報告等学会刊行物を資料として使用する場合は，終了後剰余のないように努めるが，剰余となった資料は速やかに電気学会へ返却する。ただし，技術委員会が任意に作成した資料の扱いについては，主催技術委員会に一任する。（その他）第６条　（１）他機関との共催について業務・会計の分担を明確に取り決め，上記実施計画書に記載し，事前に承認を得るとともに，その結果を報告書に記載報告すること。（２）事務委託事務を外部に委託する場合は，学会が定める技術会合などの開催基準に従い契約し，その内容を上記計画書に記載し事前に承認を得るとともに，結果を報告書に記載報告する。（３）会計について電力・エネルギーフォーラムは金銭の収支を伴い事業活動と見做され，会計検査の対象となるので，会計については法規に定める取り扱いが必要となる。各技術委員会は法規に沿い適正に処理しなければならない。（４）会計報告電力・エネルギーフォーラムについては，各技術委員会単位で常に収支を明確にし，前述のように証憑を添えご報告いただく。推進委員会幹事はフォーラム全体の収支を取りまとめ，部門会計担当役員へ報告する。（５）剰余金の予算化と実施報告電力・エネルギーフォーラムで生じる剰余金あるいは剰余金見込については，その80%を上限として開催した技術委員会で次年度以降に電力・エネルギーフォーラム活動資金として使用することができる。そのために，剰余金予算化申請書を推進委員会幹事に提出する。剰余金予算化申請書には，電力・エネルギーフォーラムの開催実績として，前年度までのフォーラム剰余金の累積金額，今年度のフォーラムの収入の見込みと支出の見込み，及び残高の見込み（＝収入見込み－支出見込み），剰余金（残高の見込みの80％））を記載する事とする。また，予算申請額および資金の使途についても記載する。推進委員会幹事はB部門役員会に諮り，認められた申請については，B部門予算作成時に会計担当へ予算化を依頼する。予算化された資金の使用後は，電力・エネルギーフォーラム資金事業実施報告書を推進委員会幹事に提出する。（６）剰余金の使用と管理各技術委員会は，剰余金の発生と活動資金としての運用を適切に管理するように努める。電力・エネルギーフォーラムで生じる剰余金が次年度に結果としてマイナスであったとしても，次年度に開催する電力・エネルギーフォーラムの活動資金として予算化することを妨げない。ただし，各技術委員会は電力・エネルギーフォーラムに関する毎年の収支を管理し，発生する剰余金と予算化して使用する活動資金のバランスをとる義務を要するものとする。各技術委員会の収支状況については，活動推進委員会幹事が適宜把握し，活動推進委員会が適切に監督する。（７）課税について原稿料，講演謝礼，アルバイト日給，旅費交通費などが源泉徴収税の対象となり，規定額を超える場合は源泉徴収が必要となる。学会事務局の指示する基準（要点下記）により適用し，各フォーラム実施毎に，所要事項を事務局部門担当宛に報告願いたい。［源泉徴収基準］２ヶ月以内のアルバイトに日給あるいは時間給として支払う場合：日額￥9,300未満は源泉徴収　￥0 個人に対する報酬，謝礼，交通費など：原則10.21％（国外居住者は20.42％）［事務局部門担当への提出資料］源泉徴収発生内容の報告，振込依頼書一般的には旅費交通費にも源泉徴収が必要となるが，電気学会名の領収書があれば源泉税は発生しないので可能な限り上記でお願いしたい。（８）証憑等の扱い電力・エネルギーフォーラムの会計に関する帳票，証憑は，国税庁による監査対象とされる場合があるので，既定期間確実に保管する必要がある。電力・エネルギーフォーラムは部門活動の一部であるので，終了後速やかに学会本部へ他の帳票・証憑の正本を提出し収支清算する。（９）協力要員について電力・エネルギーフォーラムの実施に際しては，技術委員会委員以外へ資料執筆，講演などを担当いただくことが少なくない。また，会場業務要員は毎回必要となる。それらへの謝礼や所要費用などは開催諸経費に含めそれぞれの電力・エネルギーフォーラムの会計にて処理いただくことになる。これらの報酬や旅費交通費の支払基準制定の要請もあるが，技術委員会それぞれの考えが異なっており，参加費設定すら大きな差異がある。技術委員会の自主的な活動が電力・エネルギーフォーラム発足の大前提であるので，推進委員会で基準額を定めるのは見合わせた。それぞれの技術委員会で予算規模に併せ適宜ご設定いただきたい。また，推進委員会では，電力・エネルギーフォーラム開催支援のため，適当な謝礼・費用を予定し協力要員を募ることを検討しているが，上記に関連し諸条件設定ができず集約に至ってない。これらが具体化した場合は，現行の体制・制度では，これらへの謝礼・費用についても，同様にそれぞれのフォーラム会計にて処理していただくことになる。（付則） 1．本規程は平成22年１月19日，Ｂ部門役員会にて承認制定 2．本規程の改正は平成29年1月26日，Ｂ部門役員会にて承認制定 3．本規程の改正は令和5年4月25日，Ｂ部門役員会にて承認，同日より施行

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