専門委員会の開催

委員会の開催通知の連絡 (部門共通・運要5 第8条)

委員会を開催する場合は,会議室を確保のうえ,発信者名は委員長として,委員会名,日時,場所(必要に応じて交通案内を付記),議題等を記載した開催通知を,委員会の責任で委員全員に連絡してください(開催通知サンプルはこちら)。
開催通知は,開催日の3週間-5週間まえを目安に連絡してください。また,開催通知の連絡を,必ず事業サービス課へも行ってください。幹事会,整理委員会等の開催についても同様に行ってください。

(注)開催通知を,事業サービス課へ連絡されませんと,委員会が開催されたことが認められないこともあり,また,お立て替えいただいた会議室使用料および飲物代の精算をいたしかねる場合もありますので,十分にご注意願います(開催通知の写により,実際に委員会が開催されたかを照合・確認し代金を精算します)。

会議室の確保

<本会会議室を利用する場合>
本会では,現在以下の会議室を保有しており,各委員会は無料で使用できます。委員会開催日が決まりましたら,本会会議室空き状況を本会HPの「Myページ」で確認のうえ事業サービス課にお申し込みください。
事業サービス課:event(at)iee.or.jp (at) → @
(MyページへログインするためのログインID・パスワードを失念した方は,総務課へお問い合わせください。member(at)iee.or.jp (at) → @)
会議室名 使用時間帯 収容人数
学会本部 会議室 第一会議室 9:30-12:00 13:00-17:00 20名
第ニ会議室 9:30-12:00 13:00-17:00 16名
第三会議室 9:30-12:00 13:00-17:00 12名
第四会議室 9:30-12:00 13:00-17:00 12名
第五会議室 9:30-12:00 13:00-17:00 12名
  • 経費節減のため有料会議室を確保する前に,本会会議室(市ヶ谷)の使用を,優先してください。
  • 各委員会には,委員会コードが定めてあります。会議室を予約する場合は委員会コードを申し出てください(委員会コードはこちらに掲載されています)。
  • 各会議室は,連結しても使用できます。
  • 会議室を予約する場合,委員会出席見込人数に見合った会議室を確保してください。
  • 会議室の利用状況は,月の前半より,月の後半の方が混雑し確保しにくくなっています。
  • 時間帯は,午後の方が混雑いたしますので,午前の時間帯の方が確保し易くなっています。
  • 委員会の開催は,午後5時以降は避けてください。
  • 会議室では液晶プロジェクタ,スクリーンの貸出しも可能です。その場合,事務局にお申し出ください。
  • 本会会議室内では,無線LANがご利用になれます。詳しくは,会議室内に設置しておりますマニュアルをご参照ください。

<本会が主に利用する外部有料会議室を利用する場合>
外部会議室一覧
  • 上記の外部有料会議室は,本会会議室(市ヶ谷)が満室で予約が取れない場合のみ利用してください。
  • 会議室空き状況の確認と予約は,各委員会で直接行ってください。
  • 各外部会議室の利用方法や連絡先は上記リンク先に掲載されています。
  • 学会をはじめ各外部有料会議室には,駐車場はありません。
  • 時間区分・料金設定は会場により異なりますので,事前にご確認の上,時間設定をご検討ください。
  • 使用取消料は,会場によっては1ヶ月前から発生します。
  • 予約をする際には,安易な仮押さえ等はしないでください。
  • 時間厳守にてお願いします。

<上記以外の外部有料会議室を利用する場合>
各委員会で,前記以外の有料会議室を確保された場合の利用代金は,一時各委員会でお立て替えいただきお支払いください。後日,領収書と引き換えに各部門の経費より精算させていただきます。この場合の会議室代は,経費節減のため上限20,000円程度でお願いいたします。 お立て替えいただいた代金は,本会で直接精算するか,または銀行振込といたします。 本会で直接精算する場合は,午前10時から午後5時までの間にお願いいたします。 銀行振込の場合は,領収書を添付して,振込銀行名,支店名,口座名義(フリガナをつけてください),預金の種別,口座番号を付記して事業サービス課各部門担当あてに送付してください。 外部の有料会議室を使用した際は,使用伝票に必ず委員会名および代表者名をフルネームでご記入願います。

委員会開催の時間帯について

委員会開催の時間帯は,昼間に開催してください。経費節減のため,夜間(午後5時以降)の開催は避けてください。遠方から委員会に出席される方のことも考慮して,終了時間は出来るだけ守るようにしてください。

委員会における飲物の手配

本会会議室を使用する場合は,会議室の前にある自動販売機(無料)をご利用ください。
本会が主に利用する外部有料会議室(一覧はこちら)での出前喫茶店では,提示される伝票に委員会名と代表者署名(フルネーム)をすることで,学会事務局あてに請求関係書類が直送されますので,お立て替えの必要はありません。
その他外部の会議室を使用する場合は,会議室代の支払いと同様に一時委員会でお立て替えいただき,後日,領収書と引き換えに各部門の経費より精算させていただきます。精算が銀行振込の場合は,会議室代と同様にお取扱いください。

(注)電気学会の委員会では,経費的な都合もあり,食事・アルコール類の提供はいたしません。
(本部会議室以外の場所で開催しても提供しません)

委員会が中止または延期になった場合

委員会が中止または延期になった場合は,その旨を委員会の責任のもとで,委員全員に通知してください。また,学会本部会議室または外部会議室を確保している場合は,必ず外部会議室と事業サービス課へ委員会が中止または延期になった旨を連絡して予約を取り消してください。特に外部(有料)会議室の取消しには,取消し時期によってはキャンセル料が発生しますので,なるべく早い時期に連絡してください。規程で「部門運営委員会は、毎年3月中に次年度活動計画を部門役員会に提出して承認を得なければならない。」との条項がありますので,各技術委員会では,次年度活動計画を立案してください。

謝礼および旅費( 総務・規程1-0-4)

委員会出席者の謝礼および旅費は支給されません。

委員会議事の報告( 部門共通・運要5-1 第10条)

各委員会は,決議事項等を明記した議事録を毎回作成し,それぞれ関係委員会委員に,必要な場合には関係役員に報告しなければならないことになっています。

議事録の作成および提出資料の保管(総務・規程1-6部門共通・運要5-1 第10条,21条

各委員会の議事録は,幹事の方が作成し,提出資料と議事録を保管してください。また,その1部を事務局保管用として,事業サービス課へ提出してください。
資料および議事録は,欠席者の方々へも当該委員会の責任で配布してください。
なお,委員会構成員は本会HPの「Myページ」から所属委員会の議事録等資料を公開・閲覧することができます(所属委員会委員のみ)。

 委員履歴と委員会資料公開・閲覧マニュアル

事業サービス課:event(at)iee.or.jp (at) → @
(MyページへログインするためのログインID・パスワードを失念した方は,総務課へお問い合わせください。member(at)iee.or.jp (at) → @)

委員会へ資料を提出する場合

委員会へ資料を提出する場合は,各自で必要部数をご用意のうえご持参願います。

英文名称について

現在,技術委員会の英文名称は決めてありますが,国際化に伴い各専門委員でも,英文名称を決めておくと便利かと思われます(各種職制英文名称技術委員会英文名称)。

専門委員会でのアンケート調査について

専門委員会で研究調査の審議中に特定項目について,アンケート調査を行う場合は,目的,内容,対象先,送付先件数,経費(送料,印刷費等)を記載した計画書を運営委員会に提出し承認を得てください(委員会の年間経費の中に,アンケート調査費は予算計上されていません)。