【研究会担当者向け】参加受付・管理マニュアルおよび作業フロー
研究会担当者向けに参加申込・受付・管理についてのマニュアルを公開しています。本ページは一般には非公開となっておりますので取扱いにご留意ください。
エックス
facebook
LINE
ブックマーク
コピー
印刷【研究会担当者向け】研究会Peatixマニュアル_参加受付・管理マニュアル（Ver2.0）
下記は大まかな作業フローとなっております。各項目についてのより詳細な内容はマニュアルの対応するページを確認ください。 各項目の（ ）内に対応するページを記載しています。項目をクリックするとマニュアルの該当ページにアクセスできます。
事務局からイベントページ作成完了連絡が届くまでは基本的に研究会担当者の作業はありませんが，受付方法等の研究会の運用については委員会内で適宜調整を開始してください。参加申込サイトについてはまずは事務局担当者からのご連絡をお待ちください。
- 研究会の参加申込は Peatix経由（会員・非会員とも事前申込）
- 参加費はPeatixでお支払い
- イベントページ作成は事務局，公開後の管理は委員会（担当者）が実施
- イベント＝研究会
- イベントページ＝申込サイト
- グループ＝研究会ごとの単位
- サブオーナー＝研究会担当者。イベント編集・参加者管理が可能
- 企画シート提出（N-12週）：事務局がグループ登録，サブオーナー設定
- プログラム提出後（N-6週）：事務局がイベントページ作成
- 申込サイト公開（N-5週〜）：担当者がページ確認，必要に応じ編集後，事務局がページ公開
- 開催日（N日）：受付対応
- 終了後（N+5営業日以内）：参加者リスト提出
- 担当者＝自動的にサブオーナーに設定。合同研究会は2名まで設定可能
- 権限：イベント編集，参加者リスト確認／ダウンロード，販売停止，受付対応
- 不可：他サブオーナー追加，参加者へのPeatix機能のメール，入金情報閲覧
- 作成は事務局（p.5-8）
- 担当者は以下を確認／編集可能（p.9）
- カバー画像，イベント詳細，配信設定（オンライン開催時）
- 申込フォーム必須項目（氏名・所属・連絡先・会員番号 等）は削除不可
- チケット販売期限＝原則「研究会終了日の23:59」
- 申込状況の確認：Peatix「参加者リスト」から随時ダウンロード可
- 定員に達したら：チケット販売停止
- 配信情報（オンライン開催）：決定後に登録
- 受付方法
- PCで検索チェック／CSVリスト照合
- QRコード受付・タップ受付も可能だが非推奨（要相談）
- 注意
- 当日も販売可能→リストにない参加者が来る場合あり
- 欠席者（有料チケット購入者）は返金なしでも参加者数にカウント
- 5営業日以内に参加者リストをダウンロード → 未申込者を追記 → 事務局へ提出
- 重複登録は無料チケットのみ削除。有料は削除せず報告
- サブオーナー権限は6〜10営業日で解除されるため早めに対応
- 中止は必ず事務局に連絡すること
- 委員会側ではイベントページを作成しないこと
- 領収書・参加者向けマニュアルは学会HP参照のこと